Số 2 đường Nguyễn Văn Trị, Thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Điện thoại: 061.3847.742 - Fax: 061.3847.741
I. Vị trí, chức năng và trụ sở của Văn phòng HĐND tỉnh:
* Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND tỉnh:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh là bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban của Hội Đồng nhân dân tỉnh; có chức năng tổ chức phục vụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh và tham mưu một số công việc do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
- Văn phòng HĐND tỉnh có con dấu riêng; kinh phí hoạt động của Văn phòng HĐND tỉnh nằm trong kinh phí hoạt động của HĐND tỉnh, do HĐND tỉnh quyết định phân bổ dự toán ngân sách hàng năm theo quy định của pháp luật và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước tỉnh Đồng Nai để giao dịch theo đúng các quy định hiện hành.
* Trụ sở của Văn phòng HĐND tỉnh:
Trụ sở Văn phòng HĐND tỉnh là nơi làm việc thường xuyên của Thường trực, các Ban HĐND tỉnh và Văn phòng HĐND tỉnh. Trước mắt, trụ sở của Văn phòng HĐND tỉnh đặt trong Trụ sở khối hành chính Nhà nước tỉnh, số 2, đường Nguyễn Văn Trị, phường Thanh Bình, thành phố Biên Hoà, tỉnh Đồng Nai.
II. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh:
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân các Ban Hội đồng nhân tỉnh xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động và chương trình giám sát hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, cả năm của Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực, các Ban HĐND tỉnh và tổ chức, phục vụ thực hiện các chương trình đó.
Phục vụ Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh thực hiện kế hoạch hoạt động và chương trình giám sát hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, cả năm đã được Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND tỉnh thông qua.
Tổ chức phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp dân; giúp Thường trực HĐND tỉnh trong việc thực hiện tổ chức tiếp nhận, chuyển đơn của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân mà đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.
Tổ chức, phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri; chất vấn và trả lời chất vấn theo quy định và gửi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xem xét, trả lời, giải quyết các kiến nghị đó theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND tỉnh tổ chức, chuẩn bị, phục vụ kỳ họp và bảo đảm hoạt động của đại biểu Hội đồng nhân tỉnh tại kỳ họp theo Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân và các quy định khác của pháp luật.
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh điều hoà phối hợp hoạt động của các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc thẩm tra báo cáo, đề án do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh phân công.
Phối hợp với các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của Hội đồng nhân dân; ra soát lần cuối về thể thức, nội dung văn bản trước khi trình Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh xem xét phê chuẩn hoặc thông qua; phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Lập dự toán kinh phí hàng tháng, quý, năm của Hội đồng nhân dân tỉnh và thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài chính của Hội đồng nhân dân tỉnh theo chế độ tài chính nhà nước, tổ chức phục vụ, bảo đảm các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân, các Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của HĐND tỉnh được giao theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh giao.
III. Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh:
Lãnh đạo văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh có Chánh văn phòng và từ 01 đến 02 Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh do Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi thống nhất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh gồm có:
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Hành chính - Quản trị.
Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.
Tổng số biên chế cán bộ công chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh là 14 người (không bao gồm các chức danh Thường trực Hội đồng nhân dân, Trưởng, Phó Ban chuyên trách của Hội đồng nhân dân tỉnh).
IV. Nhiệm vụ, quyền hạn của Lãnh đạo Văn phòng và các bộ phận trực thuộc của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh:
* Chế độ làm việc của Lãnh đạo văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng.
Các công việc sau đây thực hiện theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách:
- Chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác và báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng của Văn phòng.
- Ban hành Nội quy, Quy chế làm việc của Lãnh đạo Văn phòng, các phòng chuyên môn của Văn phòng.
- Công tác quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, bố trí, điều động, tiếp nhận, tuyển dụng, cho thôi việc, cho nghỉ hưu, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức (CBCC); cử cán bộ đi học tập, đi đào tạo trong nước và nước ngoài; những vấn đề liên quan đến đời sống CBCC.
- Xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, thiết bị theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
* Nhiệm vụ quyền hạn của Chánh Văn phòng HĐND tỉnh.
Chánh Văn phòng là người điều hành chung các hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; không giải quyết các công việc đã phân cấp cho người khác; không làm thay, bao biện các nhiệm vụ của cấp dưới.
Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo các công việc sau đây:
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân tỉnh (trực tiếp là Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh) giải quyết công việc hàng ngày.
- Kiểm tra, hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh trước khi trình duyệt, ban hành. Ban hành các báo cáo công tác, các đề án, tờ trình của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh trình Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND tỉnh, Chánh Văn phòng HĐND tỉnh làm chủ tài khoản đối với kinh phí hoạt động của HĐND tỉnh (bao gồm cả kinh phí hoạt động của Văn phòng HĐND tỉnh); làm chủ đầu tư các dự án đầu tư XDCB thuộc kinh phí của Hội đồng nhân dân tỉnh và của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; quản lý, sử dụng kinh phí, tài sản thuộc quyền sử dụng của HĐND tỉnh theo đúng quyết định của HĐND, Thường trực HĐND tỉnh và các quy định hiện hành của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, thống kê để thực hiện nhiệm vụ, quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán và lập báo cáo về tài chính của HĐND tỉnh theo chế độ tài chính Nhà nước ban hành; đầu tư XDCB, mua sắm và bảo quản tài sản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Trực tiếp lãnh đạo công tác Tổ chức, hành chính, quản trị của văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Làm Chủ tịch Hội đồng thi đua – khen thưởng - kỷ luật của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Làm thư ký Đảng đoàn HĐND tỉnh theo phân công của Đảng đoàn.
- Chánh Văn phòng dự các hội nghị và các cuộc giám sát, khảo sát của Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh. Thừa lệnh Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh ký các công văn, thông báo, giấy mời họp và các văn bản khác khi được Thường trực Hội đồng nhân dân ủy quyền.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chánh Văn phòng HĐND tỉnh phụ trách tổng hợp:
Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh kiêm Trưởng phòng Tổng hợp là người giúp Chánh Văn phòng trên lĩnh vực tổng hợp thông tin; được sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng để giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các quyết định của mình; không giải quyết các công việc đã phân cấp hoặc thuộc thẩm quyền của người khác khi chưa được ủy quyền; không làm thay, bao biện các nhiệm vụ của cấp dưới.
Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Tổng hợp chung.
- Phối hợp với các Ban HĐND tỉnh, các phòng chức năng của Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Văn phòng UBND tỉnh để giúp Chánh Văn phòng HĐND tỉnh lên lịch công tác hàng tuần của Thường trực và các Ban HĐND tỉnh.
- Dự thảo chương trình hoạt động và chương trình giám sát của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban HĐND tỉnh và tổ chức theo dõi thực hiện các chương trình đó.
- Biên tập, chỉnh lý, dự thảo các báo cáo của Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh do cơ quan chủ đề án hoặc chuyên viên Văn phòng chuẩn bị.
- Xử lý và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc lĩnh vực tổng hợp; công tác thi đua khen thưởng của HĐND tỉnh và công nghệ thông tin của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng dự và phân công Chuyên viên làm thư ký các hội nghị, các cuộc giám sát, khảo sát của Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh. Thay mặt Chánh Văn phòng HĐND tỉnh ký các công văn, thông báo, giấy mời họp thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản khác khi được Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền.
- Tham gia Ban biên tập và chịu trách nhiệm về nội dung Bản tin HĐND tỉnh (số ra hàng tháng); tổng hợp, biên tập, in ấn, phát hành kỷ yếu kỳ họp HĐND tỉnh và các ấn phẩm khác theo chỉ đạo của Thường trực HĐND tỉnh; chịu trách nhiệm khai thác, cung cấp thông tin cho đại biểu HĐND tỉnh; cung cấp thông tin và phát ngôn trước báo giới và các tổ chức cá nhân khác theo chỉ đạo của Thường trực HĐND tỉnh.
- Thực hiện một số chức trách, nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền.
* Nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp:
Phòng tổng hợp làm việc theo chế độ thủ trưởng, dưới sự chỉ đạo và điều hành trực tiếp của Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp kiêm Trưởng phòng tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động của phòng. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Nhiệm vụ cụ thể của mỗi chuyên viên do Phó Chánh Văn phòng HĐND tỉnh phụ trách tổng hợp phân công. Khi cần thiết, Thường trực, Trưởng, Phó ban hoặc Chánh Văn phòng HĐND tỉnh (gọi tắt là lãnh đạo) có thể trực tiếp làm việc với các chuyên viên, nhưng sau đó các chuyên viên phải có trách nhiệm báo cáo lại nội dung làm việc và chỉ đạo của lãnh đạo với Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp, trừ trường hợp yêu cầu của lãnh đạo không được báo cáo, phổ biến cho người thứ ba.
- Dự thảo và theo dõi việc thực hiện chương trình công tác, quy chế làm việc của Thường trực, các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Giúp việc cho Thường trực, các Ban HĐND tỉnh trong việc thực hiện nhiệm vụ thẩm định các Nghị quyết, tờ trình, đề án do các cơ quan có trách nhiệm trình HĐND tỉnh; phục vụ các hoạt động giữa hai kỳ họp của Thường trực và các Ban HĐND tỉnh; làm thư ký ghi biên bản các cuộc họp và soạn thảo thông báo kết luận các hội nghị, các cuộc khảo sát, giám sát của Thường trực, các Ban và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; theo dõi đôn đốc các tổ chức, cá nhân thực hiện các kết luận, kiến nghị của các đoàn khảo sát, giám sát của HĐND tỉnh để báo cáo với Thường trực và các Ban HĐND tỉnh xem xét, quyết định; theo dõi và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của HĐND tỉnh.
- Soạn thảo và tham gia soạn thảo các văn bản của Hội đồng nhân dân, Thường trực, các Ban và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Theo dõi, tổng hợp tình hình trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội –an ninh quốc phòng và thực thi luật trên địa bàn tỉnh; kịp thời phát hiện, đề xuất với Thường trực, các Ban và Văn phòng những biện pháp xử lý những vấn đề cần thiết.
- Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật và các tài liệu có liên quan trên các lĩnh vực kinh tế, tài chính, văn hoá, xã hội, tôn giáo, dân tộc, an ninh quốc phòng và thực thi pháp luật để tham mưu cho Thường trực và các Ban HĐND tỉnh.
- Theo dõi, tổng hợp và chuyển giao cho các cơ quan có thẩm quyền giải quyết đơn, thư khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân và đại biểu HĐND tỉnh; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân đã được chuyển đi.
- Tổng hợp ý kiến cử tri, chất vấn của đại biểu và chuyển các cơ quan, người có thẩm quyền trả lời, giải quyết ý kiến cử tri và ý kiến chất vấn để báo cáo với Thường trực HĐND tỉnh xử lý.
- Chuyên viên tổng hợp được dự các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, của Thường trực, các Ban và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh và các cuộc họp khác của tỉnh khi được phân công.
- Biên tập, chỉnh lý các văn bản của Hội đồng nhân dân, Thường trực, các Ban trước khi trình ký ban hành.
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúng quy định. Giữ gìn bí mật công tác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Thường trực, lãnh đạo các Ban và lãnh đạo Văn phòng HĐND tỉnh phân công.
* Nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Quản trị:
Phòng Hành chính - Quản trị làm việc theo chế độ thủ trưởng, dưới sự điều hành của Trưởng phòng Hành chính - Quản trị. Trưởng phòng Hành chính - Quản trị giúp Chánh Văn phòng trong công tác quản lý tổ chức cán bộ, và các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động của phòng. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Chịu trách nhiệm tổ chức công tác văn thư và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản khi phát hành; tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến và theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn, báo cáo kịp thời với Chánh văn phòng xử lý khi cần thiết. Tiếp nhận tài liệu của các nơi gửi đến, vào sổ và phân phối tài liệu đến đúng địa chỉ theo ý kiến xử lý của Thường trực, các Ban HĐND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng; xử lý tài liệu nộp lưu, phát hành tài liệu, sách báo kịp thời; thực hiện nghiêm ngặt chế độ bảo mật theo quy định hiện hành của pháp luật.
- Đánh máy, nhân sao, in ấn, photocopy các văn bản phục vụ HĐND, Thường trực, các ban, các tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng.
- Quản lý, đóng dấu các loại, cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu và các loại giấy tờ khác theo đúng quy định của nhà nước.
- Thu thập, quản lý lưu trữ tài liệu của HĐND tỉnh (bao gồm các tài liệu của Thường trực, các Ban, các Tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh), của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể tỉnh, các văn bản của Trung ương, của các tổ chức Đảng, Chính phủ gửi đến Văn phòng HĐND tỉnh.
- Giúp Chánh Văn phòng làm báo cáo với Thường trực HĐND tỉnh và Văn phòng Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức cán bộ của Văn phòng HĐND tỉnh theo quy định của Chính phủ và yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng.
- Tổ chức thực hiện đúng, kịp thời các chế độ, chính sách theo quy định; bảo đảm kinh phí hoạt động cho Hội đồng nhân dân và Văn phòng HĐND tỉnh theo yêu cầu của Thường trực, các Ban và lãnh đạo Văn phòng HĐND tỉnh theo kế hoạch, dự toán được phê duyệt; chấp hành đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán tài chính…báo cáo với Chánh Văn phòng HĐND tỉnh và cơ quan tài chính cấp trên theo quy định của pháp luật.
- Đáp ứng phương tiện đi lại phục vụ hoạt động Thường trực, các Ban, các đại biểu và Văn phòng theo lệnh điều động của Chánh văn phòng.
- Thực hiện công tác khánh tiết, lễ tân, ngoại giao phục vụ Thường trực, các Ban, các đại biểu và Văn phòng HĐND tỉnh khi đón, tiếp các đoàn khách trong tỉnh, ngoài tỉnh và ngoài nước đến thăm, làm việc với HĐND tỉnh.
- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản được trang bị mua sắm; lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thay thế, bảo trì, phân phối, kiểm kê, thanh lý các loại tài sản, hàng hoá theo yêu cầu của Thường trực HĐND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng.
- Nhận, cấp phát hàng hoá, tiền mặt cho các hoạt động của HĐND tỉnh và Văn phòng HĐND tỉnh khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ; được quyền từ chối nhận, cấp phát hàng hoá, tiền mặt khi chưa đủ chứng từ hợp lệ hoặc lệnh cấp phát sai chế độ quy định.
- Phục vụ công tác chi trả lương và các khoản chi khác cho Phó Chủ tịch, Ủy viên Thường trực, Trưởng, Phó ban chuyên trách, CBCC của văn phòng HĐND tỉnh, sinh hoạt phí của đại biểu HĐND tỉnh các khoản chi phí khác do các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước và của tỉnh quy định.
- Cùng với công đoàn và các tổ chức đoàn thể khác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công chức thuộc diện Văn phòng trả lương.
- Theo dõi, kiểm tra đôn đốc CBCC thực hiện đúng nội quy trụ sở; phân công CBCC tham gia các đội tự vệ, đội Phòng cháy chữa cháy (PCCC) của trụ sở theo yêu cầu của Ban Quản lý trụ sở; bảo đảm giữ gìn vệ sinh trật tự, an toàn và đề cao ý thức phòng gian, bảo mật, PCCC.
- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Văn phòng xử lý những bất hợp lý, bất cập trong quá trình quản lý sử dụng kinh phí, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất khác của Văn phòng, bảo đảm sử dụng hợp lý, tiết kiệm, chống lãng phí, thất thoát.
- Làm các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Văn phòng phân công.
V. Chế độ làm việc của Văn phòng HĐND tỉnh:
* Xây dựng chương trình hoạt động của HĐND và Thường trực HĐND tỉnh:
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội khoá XI thông qua năm 2003 và các Nghị quyết của tỉnh Đảng bộ, Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh xây dựng chương trình toàn khoá của HĐND tỉnh cụ thể hoá chương trình hoạt động, chương trình giám sát của HĐND tỉnh 6 tháng, cả năm để trình kỳ họp;
- Căn cứ chương trình hoạt động và chương trình giám sát 6 tháng, cả năm của HĐND tỉnh, Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh xây dựng chương trình hoạt động và chương trình giám sát hàng tháng, quý của Thường trực, các Ban của HĐND tỉnh và tổ chức theo dõi, báo cáo kết quả triển khai, thực hiện các chương trình đó.
- Căn cứ chương trình hoạt động hàng tháng và yêu cầu điều hành của Thường trực và các Ban HĐND tỉnh, Văn phòng xây dựng chương trình công tác hàng tuần (lịch công tác) của Thường trực và các ban của HĐND tỉnh gửi đến Thường trực HĐND cấp huyện và các cơ quan liên quan để phối hợp thực hiện.
* Tổ chức công tác thông tin.
- Văn phòng tiếp nhận, tổ chức khai thác thông tin từ các báo cáo, từ các hội nghị của các ngành, các cấp trong tỉnh và cả nước; khai thác các thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên mạng internet và tổ chức biên tập Bản tin Hội đồng nhân dân tỉnh để cung cấp thông tin cho các đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Cán bộ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp được phân công theo dõi lĩnh vực, đơn vị, địa phương nào thì có trách nhiệm tiếp nhận khai thác thông tin trên các lĩnh vực, đơn vị, địa phương đó để tổng hợp tình hình gửi đồng chí Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân phụ trách tổng hợp thẩm định và chuyển theo địa chỉ được ấn định hoặc theo yêu cầu của Thường trực HĐND tỉnh hoặc đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Hàng tuần tổ chức họp giao ban Văn phòng HĐND tỉnh để nghe các bộ phận và từng chuyên viên báo cáo thông tin nhận được và kết quả xử lý công việc trong tuần qua, dự kiến công tác tuần tới; nghe Thường trực và lãnh đạo các Ban cung cấp các thông tin và chỉ đạo thực hiện các công việc tuần tới; Chánh Văn phòng kết luận và triển khai công việc tuần tới.
- Lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên tổng hợp phải biết sử dụng và tự khai thác thông tin trên mạng internet và trên mạng diện rộng Chính phủ để có thông tin phục vụ cho nhiệm vụ của mình, trừ các loại thông tin trên mạng không có thì Văn phòng sẽ cung cấp (nếu có); Văn phòng chỉ khai thác cung cấp thông tin cho Thường trực, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh và đại biểu HĐND tỉnh có nhu cầu.
* Phục vụ quá trình ra quyết định và theo dõi việc thực hiện quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh:
- Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp phân công chuyên viên soạn thảo, trình Thường trực, các Ban HĐND tỉnh ký các báo cáo, tờ trình, nghị quyết…thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo yêu cầu của Thường trực, các Ban của HĐND tỉnh. Chuyên viên nào được phân công soạn thảo văn bản (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính đơn thuần) thì chuyên viên đó phải chịu trách nhiệm từ khâu điều tra, thu thập thông tin ban đầu đến việc ra quyết định, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện quyết định cho người giao nhiệm vụ.
- Tất cả các văn bản trước khi trình Thường trực, lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh ký ban hành phải được thông qua Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp (nếu văn bản thuộc lĩnh vực tổng hợp), hoặc Trưởng phòng Hành chính - Quản trị (HC-QT) (nếu văn bản thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chính - Quản trị) và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức các văn bản đó trước Chánh Văn phòng. Đối với các văn bản quan trọng, phải được Chánh Văn phòng duyệt trình Thường trực HĐND tỉnh ký ban hành.
- Mỗi khi có hội nghị hoặc chương trình giám sát, chương trình làm việc, đón tiếp khách của HĐND tỉnh (bao gồm hội nghị của Thường trực, các Ban và Văn phòng HĐND tỉnh), Phó Văn phòng tổng hợp hoặc Trưởng phòng HC-QT dự thảo thư mời họp (hoặc chương trình làm việc, đón tiếp khách) thông qua Chánh Văn phòng duyệt trình Thường trực HĐND tỉnh ký phát hành. Thư mời họp và tài liệu kèm theo (nếu có) phải gửi trước cho thành phần được mời trước ít nhất 05 ngày (trừ trường hợp đột xuất)
- Trước kỳ họp HĐND tỉnh 45 ngày, Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh soạn thảo chương trình nội dung kỳ họp; trước kỳ họp 30 ngày, Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh tổ chức hội nghị liên tịch để bàn thống nhất nội dung, chương trình trình ra kỳ họp và phân công chuẩn bị phục vụ kỳ họp.
- Chánh Văn phòng HĐND tỉnh phối hợp với Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo theo dõi diễn biến kỳ họp, tổ chức chỉ đạo việc tổng hợp ý kiến thảo luận (kể cả thảo luận tổ và thảo luận tại hội trường) báo cáo với chủ toạ kỳ họp để điều hành, kết luận; chỉ đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động của Văn phòng và các cơ quan liên quan phục vụ kỳ họp.
- Chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi ngành, lĩnh vực, địa phương phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, các địa phương, các cấp ủy Đảng tổ chức theo dõi, kiểm tra, báo cáo kết quả triển khai, thực hiện các Nghị quyết, thông báo kết luận, kiến ghị của HĐND tỉnh và kiến nghị đề xuất với lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực HĐND tỉnh những vấn đề cần xử lý.
* Xử lý công văn đến và quản lý văn bản của HĐND tỉnh ban hành:
Công văn đến:
- Các loại công văn chuyển đến HĐND tỉnh và Văn phòng HĐND tỉnh (qua đường bưu điện hay trực tiếp mang đến) đều phải do Văn thư nhận, vào sổ, chuyển đến Chánh Văn phòng xử lý:
- Công văn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh gửi đến thuộc lĩnh vực bộ phận nào thì Chánh Văn phòng chuyển cho lãnh đạo bộ phận đó xử lý. Những vấn đề chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực thì Chánh Văn phòng báo cáo Thường trực HĐND tỉnh xử lý và nhân bản gửi các bộ phận liên quan.
- Các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Đảng, các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương hoặc địa phương gửi đến (kể cả điện mật) do Chánh Văn phòng chuyển Thường trực HĐND tỉnh xin ý kiến chỉ đạo thực hiện.
- Tất cả các loại thư mời họp đều chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý; các phong bì ghi rõ họ tên người nhận thì Văn thư chuyển trực tiếp (nguyên phong bì) cho người nhận.
Công văn chuyển đi:
- Công văn chuyển đi do Văn thư vào sổ theo dõi trước khi chuyển giao Bưu điện hoặc do Văn phòng trực tiếp chuyển đến cơ quan nhận.
- Tất cả các loại Công văn gửi đi đều lưu tại Văn phòng 03 bản: 01 bản lưu tại Văn thư, 01 bản gửi Chánh Văn phòng (nếu liên quan đến lĩnh vực tổng hợp thì gửi thêm 01 bản cho Phó Chánh Văn phòng), 01 bản lưu tại chuyên viên theo dõi lĩnh vực. Nếu là giấy mời họp của HĐND tỉnh thì ngoài gửi theo thành phần giấy mời phải gửi thêm 01 bản cho Trưởng phòng HC-QT để bố trí phòng họp và phục vụ hội nghị.
- Cuối tháng 3 hàng năm nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu năm trước vào kho lưu trữ.
* Lập dự toán kinh phí, quản lý, sử dụng kinh phí hàng năm:
- Cuối tháng 11 hàng năm, Văn phòng lập dự toán thu – chi kinh phí cho năm sau theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Trước khi trình Thường trực HĐND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt dự toán thu – chi kinh phí hàng năm phải trao đổi và có ý kiến thống nhất của Sở Tài chính.
- Căn cứ vào dự toán được ngân sách nhà nước phân bổ, Văn phòng lập kế hoạch phân bổ hàng tháng, quý trình Thường trực HĐND tỉnh phê duyệt để triển khai thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng chế độ, chính sách, đúng kế hoạch phân bổ dự toán đã được Thường trực HĐND tỉnh phê duyệt.
- Căn cứ nhu cầu chi, Chánh Văn phòng thực hiện các lệnh chi dựa trên cơ sở hồ sơ, chứng từ theo quy định của nhà nước và các chế độ, chính sách hiện hành được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
- Hàng quý, 6 tháng Văn phòng có báo cáo kết quả thực hiện dự toán kinh phí. Trường hợp phát sinh nhiệm vụ chi vượt quá dự toán được giao, Văn phòng có tờ trình gửi Thường trực HĐND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh xin bổ sung kinh phí.
- Hàng năm, Văn phòng HĐND tỉnh thực hiện công tác báo cáo quyết toán tài chính với Sở Tài chính theo quy định của pháp luật.
VI. Quan hệ công tác của Văn phòng HĐND tỉnh với Thường trực, các Ban HĐND tỉnh và các cơ quan, Ban, Ngành của Trung ương và tỉnh
* Quan hệ giữa Văn phòng HĐND tỉnh với Thường trực và các Ban HĐND tỉnh.
- Văn phòng HĐND tỉnh chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực HĐND tỉnh trực tiếp là Phó chủ tịch và Ủy viên Thường trực HĐND; quan hệ phục vụ và giúp Thường trực HĐND tỉnh điều hoà phối hợp hoạt động đối với các Ban HĐND tỉnh, mà trực tiếp là các Trưởng, Phó ban chuyên trách.
- Chánh Văn phòng HĐND tỉnh có trách nhiệm báo cáo với Thường trực HĐND tỉnh về các vấn đề sau:
- Các Văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Trung ương và địa phương; các ý kiến, kiến nghị của tổ chức, cá nhân với HĐND tỉnh để báo cáo và xin ý kiến triển khai thực hiện.
- Dự thảo Quy chế làm việc của Văn phòng.
- Chủ trì hoạt động của Văn phòng 6 tháng, cả năm (trừ trường hợp đột xuất phải kịp thời báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo)
- Chủ trì các cuộc họp giao ban hàng tuần của Văn phòng HĐND tỉnh với sự tham dự của Thường trực, lãnh đạo chuyên trách các Ban, lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng HC-QT và các chuyên viên tổng hợp.
- Dự kiến quy hoạch các chức danh lãnh đạo Văn phòng; dự kiến đề bạt, bổ nhiệm các chức danh cấp trưởng, cấp phó các phòng trong Văn phòng; dự kiến tuyển dụng, bố trí công tác của chuyên viên tổng hợp.
- Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng HC-QT và CBCC các bộ phận của Văn phòng được làm việc trực tiếp với Thường trực và Trưởng, Phó Ban chuyên trách của HĐND tỉnh, sau đó hoặc tại các buổi giao ban hàng tuần có trách nhiệm báo cáo lại với Chánh Văn phòng nội dung công việc, trừ trường hợp có yêu cầu riêng của lãnh đạo.
* Quan hệ của Văn phòng HĐND tỉnh với Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ:
Văn phòng HĐND tỉnh chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn của Văn phòng Quốc hội và Văn phòng Chính phủ về nghiệp vụ Văn phòng; quan hệ phối hợp trong công tác thông tin và thực hiện chế độ báo cáo của HĐND tỉnh với Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Chính phủ; phối hợp tổ chức phục vụ các chuyến công tác của các đồng chí trong UBTVQH, các ủy ban của Quốc hội, Hội đồng Dân tộc của Quốc hội đến thăm và làm việc tại địa phương; tạo điều kiện tốt nhất để cán bộ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ về công tác tại địa phương hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
* Quan hệ giữa Văn phòng HĐND tỉnh với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biều Quốc hội, Văn phòng UBND tỉnh và các Sở, ban ngành khác
Phối hợp để xây dựng chương trình làm việc của Thường trực HĐND tỉnh phù hợp với chương trình làm việc của Thường trực Tỉnh ủy, UBND tỉnh và Đoàn đại biểu Quốc hội.
Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm công tác Văn phòng và những vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng phục vụ Thường trực HĐND tỉnh, Thường trực Tỉnh ủy, UBND tỉnh.
VII. Tổ chức Đảng, đoàn thể trong Văn phòng HĐND tỉnh
* Trong Văn phòng có tổ chức cơ sở Đảng theo quy định của điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam; có các tổ chức Công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội cựu chiến binh và tổ chức đoàn thể khác theo quy định của pháp luật.
- Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với tổ chức Đảng trong Văn phòng.
- Văn phòng HĐND tỉnh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Chi ủy, Chi bộ cơ sở Văn phòng HĐND tỉnh. Hàng tháng Chánh Văn phòng báo cáo với Chi ủy về tình hình thực hiện các mặt công tác, những chủ trương, nhiệm vụ của Văn phòng, đề xuất, kiến nghị với Chi bộ các biện pháp lãnh đạo Đảng viên, quần chúng thực hiện nhiệm vụ chính trị.
- Chi ủy phản ánh với lãnh đạo Văn phòng ý kiến của Đảng viên về chủ trương công tác, về việc thực hiện chế độ, chính sách trong cơ quan; cùng lãnh đạo Văn phòng làm tốt công tác giáo dục chính trị, tư tưởng đối với Đảng viên, CBCC; bàn biện pháp giải quyết những khiếu kiện, kiến nghị chính đáng của CBCC thuộc nội bộ Văn phòng.
- Đối với công tác tổ chức cán bộ, lãnh đạo Văn phòng bàn thống nhất ý kiến với Chi ủy. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau giữa lãnh đạo Văn phòng với Chi ủy thì Chánh Văn phòng báo cáo với Thường trực HĐND tỉnh xin ý kiến trước khi ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đó.
- Khi có nhu cầu bổ nhiệm cán bộ giữ chức danh cấp trưởng, cấp phó các phòng thuộc Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng tổ chức lấy phiếu tín nhiệm của lãnh đạo Văn phòng, Chi ủy, cán bộ cấp trưởng, cấp phó các bộ phận, lãnh đạo công đoàn, Đoàn thanh niên.
- Quan hệ giữ công chức, viên chức với các tổ chức đoàn thể trong Văn phòng HĐND tỉnh.
- Các đại biểu HĐND tỉnh hoạt động chuyên trách do Văn phòng HĐND tỉnh chi trả lương (bao gồm Phó Chủ tịch, Ủy viên Thường trực, Trưởng, Phó ban chuyên trách các Ban HĐND tỉnh); công chức, viên chức Văn phòng HĐND tỉnh (kể cả nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68 của Chính phủ) đều có thể tham gia một hoặc các tổ chức đoàn thể trong Văn phòng HĐND tỉnh và có trách nhiệm thực hiện đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi theo điều lệ của tổ chức đoàn thể mà mình tham gia.
- Tổ chức cơ sở Đảng và lãnh đạo Văn phòng HĐND tỉnh có trách nhiệm lãnh đạo, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức đoàn thể trong Văn phòng phát huy quyền làm chủ tập thể của mình, góp phần xây dựng Văn phòng HĐND tỉnh trong sạch, vững mạnh, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị được giao.
Theo Quyết định số 115/2005/QĐ-TT.HĐND
1. Lãnh đạo Đoàn Đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND tỉnh
2. Lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh
3. Ban lãnh đạo Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh